Obsidian oder Notion: Wo meine Notizen bleiben

Am Dienstag habe ich meine Notizen neu geordnet. Am Mittwoch musste ich sie suchen.

Dazwischen lag ein sehr befriedigender Abend. Ich hatte Kategorien zusammengelegt, Farben reduziert und eine Vorlage erstellt, mit der sich künftige Gedanken schneller erfassen ließen. Nur ein Gedanke hatte sich währenddessen nicht blicken lassen. Er wurde offenbar noch eingearbeitet.

Ich benutze Obsidian für eigene Texte und Notizen. Notion begegnet mir in Projekten, wenn mehrere Menschen denselben Arbeitsstand sehen sollen. Das ist keine tiefgründige Werkzeugphilosophie. Es hat sich so ergeben. Trotzdem ertappe ich mich regelmäßig dabei, den Unterschied zwischen beiden Anwendungen zu behandeln, als hinge meine berufliche Zukunft von der richtigen Entscheidung ab.

In Wahrheit hängt sie häufiger davon ab, ob ich bis Donnerstag einen verständlichen Absatz geschrieben habe. Keine meiner Anwendungen hat bisher vorgeschlagen, diese Aufgabe für einen weiteren Vergleichsabend zu verschieben. Die Idee kam von mir.

Zwei verschiedene Fragen

Wenn Sie zwischen Obsidian oder Notion schwanken, würde ich zunächst nach der Arbeit fragen, die Sie damit erledigen wollen. Müssen Sie einen Gedanken allein weiterentwickeln? Oder müssen andere erkennen können, wer etwas bis wann übernimmt? Das sind unterschiedliche Situationen. Für meine Zwecke war es wenig hilfreich, sie mit demselben schönen Startbildschirm beantworten zu wollen.

In meiner persönlichen Sammlung mag ich schlichte Textnotizen. Ich will einen Satz wiederfinden und umschreiben, ohne erst zu entscheiden, welche Eigenschaft er in einer Tabelle bekommt. Für ein gemeinsames Projekt schätze ich dagegen einen Arbeitsstand, den nicht nur ich verstehe. Ein System, das allein in meinem Kopf elegant ist, wird durch Freigabe nicht automatisch teamfähig.

Damit ist weder gesagt, dass andere mit den Werkzeugen genauso arbeiten müssten, noch dass sich ihre Möglichkeiten darauf beschränken. Es ist lediglich die Trennung, die mir bisher am meisten Nacharbeit erspart hat. Sobald ich für einen einzelnen Einkaufszettel eine eigene Datenbank benötige, ist vermutlich etwas anderes als der Einkaufszettel mein eigentliches Projekt.

Die Datei namens Gedanke

Mein ältestes Notizbuch aus Papier enthält auf den ersten Seiten ein sorgfältiges Inhaltsverzeichnis. Danach werden die Einträge unregelmäßiger. Eine Telefonnummer steht neben einer Beobachtung aus der Straßenbahn. Dazwischen habe ich notiert, dass der Kunde „mehr Selbstbewusstsein“ für seine Marke möchte. Ich weiß noch, welcher Kunde das war, obwohl ich keinerlei Schlagwort vergeben habe.

Es wäre falsch, daraus einen Sieg des Papiers abzuleiten. Ich habe auch Seiten, die ich nicht mehr lesen kann. Außerdem ist die Suchfunktion mäßig. Aber das Buch erinnert mich daran, dass Wiederfinden nicht nur von Kategorien lebt. Manchmal helfen eine Stelle, ein Anlass, ein eigentümlicher Satz.

Deshalb benenne ich digitale Notizen inzwischen nach dem, woran ich mich später wahrscheinlich erinnern werde. „Gedanken Strategie final“ war noch nie ein brauchbarer Name. „Kunde will klingen wie seine Konkurrenz, nur anders“ könnte mir dagegen wieder einfallen. Das ist kein allgemeiner Standard. Es ist ein kleiner Vertrag mit meinem künftigen Gedächtnis.

Mein kleinster brauchbarer Aufbau

Für eigene Texte habe ich einen Eingang, laufende Entwürfe und ein Archiv. Mehr Ordnung ist möglich, aber nicht jede Ordnung ist erforderlich. Der Eingang darf vorläufig sein. Dort landen auch Sätze, für die es noch keine passende Schublade gibt. Wenn ich zuerst eine Kategorie erfinden müsste, würde ich manche gar nicht aufschreiben.

Einen Entwurf verschiebe ich erst, wenn ich tatsächlich daran arbeite. Das klingt banal, hat bei mir aber eine unangenehme Zahl von angeblich laufenden Vorhaben beseitigt. Ich hatte offenbar eine sehr aktive Ablage und eine deutlich weniger aktive Schreibpraxis.

Im Archiv suche ich nach konkreten Worten. Verweise zwischen Notizen nutze ich dort, wo ich selbst eine Verbindung sehe. Ich lege sie nicht an, um hinterher ein eindrucksvolles Bild vieler verbundener Punkte zu betrachten. Dieses Bild hat mir noch keinen Absatz erklärt. Es hat mich allerdings schon mehrfach davon abgehalten, einen zu schreiben.

In gemeinsamen Projekten ist meine wichtigste Regel eine andere: Der nächste Schritt muss für die betreffende Person erkennbar sein. Ein knapp formulierter Auftrag mit Datum ist mir lieber als eine umfangreiche Seite, auf der niemand weiß, welcher Teil gerade gilt. Das mag weniger nach Wissensmanagement aussehen. Dafür entstehen seltener Nachrichten mit der Frage, ob ich die letzte Nachricht gesehen hätte.

Einmal in der Woche sehe ich außerdem durch den Eingang. Ich archiviere, was keine Arbeit braucht, und lösche manches. Das ist weniger befriedigend als ein neues Ordnungssystem, weil hinterher kaum etwas zu zeigen ist. Dafür muss ich nächste Woche weniger durchsuchen.

Was ich vor einem Umzug prüfen würde

Ein Werkzeugwechsel beginnt bei mir gern mit der schönsten Funktion und endet mit den seltsamsten Dateinamen. Inzwischen nehme ich vor einem größeren Umzug ein kleines, reales Projekt. Ich lege die tatsächlich benötigten Inhalte an, suche später danach und prüfe, wie ich sie wieder herausbekomme. Nicht nur eine makellose Beispielnotiz, auch den unfertigen Text mit Bildern und dem Absatz, dessen Bedeutung ich selbst gerade nicht kenne.

Export, Zusammenarbeit und eigene Sicherungskopien verdienen dabei mehr Aufmerksamkeit als die Aussicht auf einen perfekten Montag. Welche Daten wo liegen und wer sie sehen kann, prüfe ich für den jeweiligen Einsatz. Vertrauliche Kundendaten werden nicht zum Testmaterial für meine Begeisterung. Die jeweils geltenden Funktionen und Bedingungen sollte man direkt beim Anbieter kontrollieren. Dieser Text ist kein aktueller Funktionskatalog.

Am Ende habe ich nicht eine Anwendung, die alles kann. Ich habe zwei Arbeitszusammenhänge, die ich weniger häufig verwechsle. Das reicht meistens. Auch das Papierbuch liegt noch da, mit einer neuen Telefonnummer und einer alten, unverständlichen Abkürzung.

Gestern wollte ich wieder eine Vorlage bauen. Dann fiel mir auf, dass der Text für Donnerstag noch keinen Schluss hatte. Ich habe diesen hier geschrieben. Die Vorlage bleibt vorerst in der Kategorie „später“, deren Inhalt ich überraschend gut wiederfinde.